Sistema de Firma Digital y Gestión de Documentos Electrónicos

El comercio electrónico aumenta la eficiencia de los negocios debido a que permite almacenar, recuperar y transmitir información electrónica con gran facilidad. Sin embargo, es necesario que la información electrónica sea comunicada de forma eficiente y con el mismo nivel de confianza y valor con que el público está habituado a intercambiar información en el ambiente físico (papel).

El Sistema de Firma Digital y Gestión de Documentos Electrónicos (e-Doc QualiSoft) fue concebido para hacer posible el intercambio de informaciones entre los sistemas comerciales, financieros y gubernamentales, en una forma segura, fortaleciendo la privacidad y la productividad de las comunicaciones electrónicas por medio del uso de tecnología de firma digital (PKI).

Objetivo

El e-Doc QualiSoft es un sistema de gestión de documentos electrónicos, basado en la web, que incluye soporte a certificados digitales y sellos de tiempo (time stamp), haciendo viable la utilización de la firma digital de contenidos electrónicos, aisladamente o en lotes, en ambientes corporativos.

El e-Doc QualiSoft implementa todos los recursos y herramientas necesarias para permitir el almacenamiento y el control de flujo entre las partes comprometidas en el proceso de firma digital de documentos electrónicos.

El e-Doc QualiSoft garantiza la privacidad de las informaciones, suministrando todas las evidencias necesarias para garantizar el no repudio de las transacciones electrónicas, previniendo y detectando las alteraciones o manipulaciones fraudulentas de contenidos electrónicos.

Aplicabilidad

El e-Doc QualiSoft garantiza la integridad, la autoría y la validez jurídica de los contenidos electrónicos, y puede ser aplicado a: mensajes de correo electrónico, formularios web, contratos, poderes, informes, imágenes, mandatos, notificaciones, balances, declaraciones, resultados de análisis clínicos o patológicos y prontuarios médicos, propuestas y pólizas de seguro, archivos electrónicos transferidos entre empresas (intercambio electrónico de datos - EDI), lo que hace posible que se deje de usar papel y se disminuyan los costos de emisión, almacenamiento y eliminación de los documentos.

Confiabilidad

Un documento electrónico firmado y registrado por el e-Doc QualiSoft es confiable porque:

	Verifica la validez de los certificados digitales en el acto de las firmas, incluyendo consultas a las Listas de Certificados Revocados (LCR);
	Los datos manipulados por e-Doc QualiSoft quedan almacenados en bancos de datos corporativos, encriptados, con posibilidad de acceso solo por las partes contratadas o previamente autorizadas por el creador del documento;
	El e-Doc QualiSoft nunca envía los archivos para ser firmados. Se envían notificaciones, vía e-mail seguro, a las partes contratadas, informándolas de la existencia y disponibilidad del documento para su conferencia y/o firma;
	Todas las operaciones se registran, a fin de permitir que sean rastreadas y auditadas;
	Puede añadir a la firma, a pedido del cliente, una marca temporal, de modo que garantiza la no retroactividad de la firma de un documento electrónico, lo que es un elemento fundamental en el no repudio de una operación;
	El control de límites, poderes y autorizaciones de los usuarios puede, opcionalmente, ser garantizado por medio de la integración del e-Doc QualiSoft con el QualiFP - Sistema de Administración de Firmas, Documentos y Poderes, o con el Poder Electrónico QualiSoft.

Principales Funciones

	Posibilita el registro automático (upload, almacenamiento e indexación) de documentos electrónicos en un servidor corporativo, funcionando como un deposito seguro de documentos electrónicos (Cofre Electrónico) que podrán ser vistos, firmados, impresos o exportados, en cualquier momento, por las personas autorizadas;
	Mantiene los documentos electrónicos almacenados por el periodo de tiempo determinado por la ley aplicable a cada tipo de documento u operación;
	Implementa un flujo de trabajo, notificando y permitiendo el acompañamiento, por las partes autorizadas, de todas las etapas del proceso de aprobación y firma de documentos electrónicos;
	Permite la visualización y verificación de la autenticidad de documentos electrónicos, haciendo posible la consulta de las informaciones de las personas que firmaron un determinado documento.

	Firma y verificación de documentos independiente de la ubicación física de las partes involucradas, puesto que la operación se realiza por Internet;
	Disminución del tiempo necesario para la recepción y envío de documentos para que sean suscriptos;
	Reducción de los costos operativos derivados de la eliminación de documentos en papel

	No es necesario recopilar firmas ni papel;
	No es necesaria la verificación manual de las firmas, que, además de consumir tiempo, exige mano de obra especializada;
	Eliminación de recursos de gestión electrónica de documentos (GED), puesto que no es necesario escanear papeles;
	Eliminación de la necesidad de archivar documentos físicos;

	Aumento natural de la capilaridad de la red de captación;
	Disminución del costo de captación, sin comprometer la seguridad y con aumento de la productividad.

Integración con los sistemas ya existentes

El e-Doc QualiSoft puede ser integrado a cualquier sistema previamente existente o personalizado de acuerdo con las necesidades de cada empresa. El e-Doc QualiSoft viene con un kit de desarrollo de software (SDK) para que los programadores puedan desarrollar nuevas aplicaciones o modificar las existentes, a fin de incorporar la funcionalidad del e-Doc QualiSoft o de las firmas digitales (PKI).

Garantías Adicionales

Control de Acceso y Autenticación de Usuarios

El e-Doc QualiSoft incorpora toda la infraestructura necesaria para garantizar el más alto nivel de seguridad en la firma de contenidos electrónicos y permite que solo las personas con el perfil y las autorizaciones adecuadas tengan acceso a la información y los servicios ofrecidos. La autenticación de los usuarios puede hacerse de distintas formas, incluyendo la autenticación biométrica o por medio de Certificados Digitales almacenados en Tokens o Smart Cards, o Servicios de Directorios (AD)

Control de Poderes y Autorizaciones (Política de Aprobación)

Opcionalmente, el control de límites, poderes y autorizaciones de los usuarios puede ser garantizado por medio de la integración del e-Doc QualiSoft con el QualiFP - Sistema de Administración de Firmas, Documentos y Poderes, o con el Poder Electrónico, ambos de QualiSoft, o también con otros sistemas existentes en la empresa. Una vez integrado, el e-Doc QualiSoft obtiene automáticamente la lista de personas que pueden firmar un determinado tipo de documento y verifica también, en tiempo real, en el acto de cada firma, si la persona que firmó electrónicamente el documento tenía poderes para hacerlo.

Validad Jurídica, Normas y Recomendaciones

El e-Doc QualiSoft está tecnológica y funcionalmente sujeto a las recomendaciones de American Bar Association PKI Assessment Guidelines 2001, E-SIGN (Electronic Signatures in Global and Nacional Commerce Act / Junio 2000), a la Circular 277 de Susep (Brasil) y a la Circular 3.234 y Carta Circular 3.134 del Banco Central de Brasil que garantizan la firma digital en los contratos de cambio.

El e-Doc QualiSoft también está de acuerdo con el Manual de Conductas Técnicas del ITI – Instituto Nacional de Tecnología de la Información, que establece los requisitos mínimos de certificación digital para los procesos de firma digital, sigilo y autenticación para softwares ICP-Brasil.

La validez jurídica del e-Doc QualiSoft en Brasil está representada en la medida provisoria 2.200-2, del 24 de Agosto de 2001, que establece que todo documento en forma electrónica tendrá asegurada su autenticidad, su integridad y su validez jurídica desde que utilice certificados digitales.