Sistema de Administración de Firmas, Documentos y Poderes

Los representantes del cliente que firmaron electrónica y conjuntamente el contrato de cambio por un millón de dólares ¿tenían poderes para hacerlo? El tiempo consumido en la verificación de los poderes y competencias ¿respondió a las necesidades de su negocio?

Los documentos, poderes y firmas de los representantes del cliente ¿fueron debidamente verificados por algún responsable del banco antes de la aprobación del contrato de préstamo?

¿El empleado que ya dejó de trabajar en el banco tenía poderes a su nombre? ¿Esos poderes fueron debidamente cancelados? ¿Sus certificados digitales fueron anulados?

¿Hay documentos pendientes que impidan que su cliente efectúe operaciones con el banco?

¿Su cliente es debidamente notificado antes del vencimiento de sus documentos a fin de que pueda tomar las providencias pertinentes?

Si no consigue obtener, en cualquier momento, respuestas inmediatas, seguras y precisas para estas preguntas, QualiFP podrá ciertamente ayudarlo.

Objetivo

QualiFP es una solución que tiene por objeto automatizar todo el proceso de gestión y administración de firmas, documentos y poderes. QualiFP administra no sólo los poderes, sino también toda la documentación necesaria y vinculada a los otorgantes y a sus representantes legales, haciendo posible consultas rápidas y objetivas a los representantes legales y sus respectivos poderes. QualiFP es una herramienta imprescindible en la agilización y eficiencia de los procesos de aprobación de crédito, así como en la reducción de los riesgos inherentes a estas operaciones.

Principales Características

Facilidades y Beneficios

QualiSoft, que acompaña de cerca el desarrollo tecnológico y se apoya en su experiencia para diseñar productos y sistemas para el sector de la banca y las finanzas, modeló QualiFP para facilitar todas las tareas relacionadas con la administración de firmas, documentos y poderes, incluida la gestión de documentos firmados digitalmente.

	Total flexibilidad, facilidad y confiabilidad en la transcripción, montaje y mantenimiento de las Fichas de Poderes;
	Varios caminos de acceso a la información;
	Permite averiguar quién o quiénes firmaron cada documento;
	Permite que el usuario determine los tipos de documentos válidos y necesarios para cada tipo de transacción y ejerza el control;
	Posibilita la atribución de límites, fechas de caducidad, restricciones y observaciones genéricas a los poderes o grupos de poderes otorgados a uno o más representantes de un cliente, proveedor o empleado (interno);
	Mantiene el historial de la información sobre documentos, firmas, poderes y representantes, lo que permite que se les recupere y visualice incluso después de que caducaron, fueron cancelados o quedaron desactualizados;
	Permite asociar transacciones financieras a poderes requeridos, evitando la consulta visual de poderes cuando son solicitados por otros sistemas. Ideal para la aprobación de contratos firmados digitalmente;
	Registra y controla todas las consultas y aprobaciones;
	Permite la visualización simple y directa de clientes x representantes x documentos x poderes (cross reference);
	Mantiene un rastro de auditoría claro y confiable de todas las actividades y servicios de mantenimiento ejecutados;
	Lleva el control completo de las operaciones pendientes y las regularizaciones;
	Envío automático de notificaciones a los clientes y ejecutivos del Banco, a través del correo postal o electrónico;
	Eliminación automática de poderes asociados a documentos (convencionales o electrónicos) que caducaron;
	Consultas e informes gerenciales diversos;
	Seguridad y control de acceso incorporado al sistema por intermédio de E-QualiSG.

Integración con Sistemas ya Instalados

Al diseñar QualiFP, QualiSoft tuvo en cuenta la diversidad de ambientes de redes locales, SGBD, lenguajes de programación, protocolos de comunicación, sistemas centrales basados en mainframe o servidores corporativos, ya existentes y usados por el sector bancario. Esto hizo posible que QualiSoft desarrollara un sistema capaz de integrarse a los más diversos ambientes de hardware y software.

QualiFP también integra, de forma transparente para el usuario, todo el software básico, herramientas de desarrollo y software de terceros necesarios para ejecutar el sistema. Esto significa que el usuario no necesita conocer ninguna de las herramientas usadas en su desarrollo. Lo mismo se aplica al escáner y al proceso de digitalización de firmas y documentos, cuyos procedimientos y funciones están totalmente incorporados a QualiFP, de modo que no hay necesidad de usar los programas que vienen con este tipo de periféricos.

Los sistemas legados también pueden usar las funcionalidades de QualiFP, realizando consultas a través de componentes DCOM, Web Services o OCX Visual.

Flexibilidad y Modularidad

QualiFP fue diseñado para satisfacer las necesidades de empresas de todos los tamaños, desde las más pequeñas a las grandes corporaciones. Debido a su exclusiva arquitectura puede ser usado con o sin interfaz de usuario, es decir, QualiFP puede ser utilizado integralmente por las áreas responsables de la administración de firmas, documentos y poderes y, parcialmente, ser integrado a los otros sistemas de aplicación instalados en la empresa.

Para consultar poderes, representantes, documentos y firmas, QualiFP dispone de un módulo basado totalmente en la web. QualiFP también posee un SDK, lo que facilita la distribución de las informaciones para las áreas usuarias y la integración con los sistemas legados.