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Certificación
Digital - La Importancia de la Automatización del Control de Poderes
y Alzadas en la Firma de Contratos Electrónicos
Por: Waldemar Felippe - Director de QualiSoft Informática
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Firma y verificación del documento independientemente de la ubicación física de las partes involucradas
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Disminución del tiempo necesario para recibir y enviar los documentos para la obtención de las firmas
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Reducción de los costos operativos derivados de la eliminación de documentos en papel
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No es necesario acopiar firmas ni papel
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No es necesaria la verificación de firmas que, además de tomar tiempo, exige mano de obra específica
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Eliminación de recursos de administración electrónica de documentos (AED), ya que no hay papel para escanear
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Eliminación de la necesidad de almacenamiento de los documentos físicos (papel), ya que ellos no existen.
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Parte de estos beneficios solo podrán ser alcanzados con la implementación de un proceso automatizado de aprobación, basado en un rígido control de poderes y alzadas de las partes participantes.
El hecho de que una persona posea un certificado digital, aunque sea emitido por una Autoridad Certificadora subordinada a la AC-Raíz de ICP-Brasil, no garantiza que esta pueda practicar actos en nombre de terceros (persona jurídica).
No podemos olvidarnos que una firma digital solo es un tipo de firma electrónica, basada en métodos criptográficos, que se genera a partir de un conjunto de reglas y que atribuye al documento la integridad (la imposibilidad de ser modificado) y la identificación del autor del documento, pero, no garantiza que él tenga poderes para practicar los actos descritos en el documento.
En un banco, una de las principales actividades desempeñadas por los Departamentos Jurídico, Crédito y Contratos es la validación de contratos financieros. Para que un contrato sea aprobado por estos departamentos es necesario que sus cláusulas estén de acuerdo con las normas y procedimientos establecidos por el banco y también de acuerdo con la legislación correspondiente para el caso. Se debe también verificar si las personas que firman el contrato tienen poderes para tal, si los documentos que otorgaron tales poderes están dentro del plazo de validez y si las firmas colocadas en los contratos son legítimas. Esta verificación de poderes se aplica tanto para los representantes del cliente como para los representantes del banco. Se trata de una tarea compleja y trabajosa debido a la forma como se establecen los poderes de los representantes del banco y del cliente. Estos poderes son establecidos y comprobados por medio de documentos legales (Contratos Sociales, Actas de Asamblea o Poderes), sin ninguna estandarización, muchas veces mal escritos y repletos de términos jurídicos que impiden una comprensión de forma simple y rápida, causando dudas y hasta errores de interpretación. Para la aprobación de operaciones financieras, es necesario también verificar si todos los documentos requeridos para la aprobación de la operación ya fueron correctamente entregados por el cliente y verificados por el banco (Documentación Básica, Anexos de Garantía, etc.).
Estas mismas
situaciones son vividas por el departamento de compra de grandes empresas,
que reciben solicitudes de varios departamentos. Al recibir una solicitud
de compra es necesario verificar si los responsables por la solicitud
tienen competencia para tal y además realizar la verificación
de las firmas.
Todas las actividades colocadas anteriormente son de gran responsabilidad
y normalmente involucran grandes volúmenes de dinero. Son también
tareas que están sujetas a fraudes, errores de interpretación
e incluso errores causados por falta de actualización o de
informaciones.
Gran parte de la agilidad, rapidez y seguridad obtenidas por medio
de la firma digital de contratos electrónicos, dejará
de existir si no hay automatización en el proceso de verificación
de poderes y alzadas de los representantes legales de las partes involucradas.
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