Quando falamos
de Firmas & Poderes, estamos naturalmente nos referindo a
documentos físicos, em papel, com firmas produzidas de
próprio punho e apostas sobre estes documentos, por pessoas
com poderes suficientes para praticar os atos nestes descritos.
Dependendo da natureza e objetivo, estes documentos podem outorgar
poderes a outras pessoas (físicas ou jurídicas).
As principais
soluções de firmas e poderes disponíveis
no mercado possuem funcionalidades que nos permitem administrar
o ciclo de vida de documentos que outorgam ou não poderes
(pasta do cliente), assim como as imagens das assinaturas (firmas)
e documentos, além de informações cadastrais
estruturadas dos representantes e das pessoas, físicas
ou jurídicas, que estes representam. Afora o aspecto de
controle de poderes, que é a parte mais complexa, as soluções
de firmas e poderes muito se assemelham aos tradicionais sistemas
de gerenciamento eletrônico de documentos (GED), seja pelo
aspecto de manipulação de imagens, seja pelos mecanismos
de indexação destas informações.
Podemos dizer
com tranqüilidade que as transformações esperadas
nas soluções de Firmas & Poderes estão
diretamente relacionadas às tendências irreversíveis
de desmaterialização dos documentos físicos.
Nos dias
de hoje, embora a quase totalidade dos documentos seja criado
eletronicamente, estes ainda são impressos (transformados
em documentos físicos) para que possam ser assinados e
posteriormente retransformados (digitalizados) em documentos eletrônicos
para que possam então ser mais facilmente controlados e
compartilhados.
Através
das tecnologias de certificação e assinatura digital
as assinaturas físicas (de próprio punho) tendem
a ser substituídas por assinaturas digitais que, assim
como as físicas, estarão vinculadas ao documento,
agora eletrônico.
Com os processos
de geração, assinatura e administração
realizados de forma totalmente eletrônica, isto abre uma
série de outras oportunidades de otimização
de processos e redução de custos através
de novos aplicativos 100% web, tais como a descentralização
de processos de captura e análise de documentos. Observe
que primeira mudança diz respeito ao tipo de documento
que será administrado pelos sistemas. As soluções
de Firmas e Poderes passarão a administrar documentos eletrônicos
originais, gerados a partir de qualquer software e em qualquer
formato, devendo ainda ter a capacidade de verificar a autenticidade
e integridade dos documentos eletrônicos assinados digitalmente,
identificando e controlando de forma objetiva a validade, seus
representantes e poderes.
Um exemplo
desta tendência é a Procuração Eletrônica,
solução inovadora que foi formalmente apresentada
pela QualiSoft ao mercado financeiro mundial no
CIAB FEBRABAN (Congresso Internacional de Automação
Bancária – São Paulo – Brasil) em Junho
de 2005.
De uma maneira
simplista, podemos dizer que uma Procuração Eletrônica
nada mais é que um documento eletrônico assinado
digitalmente por um Certificado Digital válido. Porém,
dentro da concepção e modelo introduzidos pela QualiSoft,
a Procuração Eletrônica é
uma solução de software que foi concebida
para possibilitar a criação, assinatura, armazenamento,
administração e consultas de Procurações
Eletrônicas confiáveis, de maneira eficiente,
rápida e segura, através da utilização
de tecnologias de assinatura digital. Como elemento absolutamente
inovador, a Procuração Eletrônica permite
a criação e consulta de procurações
de forma totalmente orientada e eletrônica, aproveitando-se
das vantagens da certificação digital e das garantias
legais existentes, agilizando o processo de formalização
das transações eletrônicas e minimizando a
necessidade de intervenção humana.
Observe que
a Procuração Eletrônica é apenas
um exemplo da evolução e tendência esperada
para sistemas de Firmas & Poderes. O que se espera na realidade
é que estas soluções, atuais e futuras, permitam
otimizar processos e reduzir custos através da integração
e compartilhamento de informações com canais eletrônicos,
sistemas legados, contratos eletrônicos, repositórios
seguros de documentos eletrônicos. A evolução
será gradativa e os sistemas deverão ser capaz de
conviver com modelo atual, representado pelos documentos físicos
e assinaturas de próprio punho, suportando também
o modelo futuro, representados pelos documentos eletrônicos
e assinatura digital. Isto já é uma realidade. O
Portal Nacional do Documento Eletrônico (www.documentoeletronico.com.br)
provê, dentro de um mesmo ambiente integrado, as soluções
de Firmas & Poderes, Procuração Eletrônica,
Contratos Eletrônicos, além do Repositório
Seguro de Documentos Eletrônicos (Arquivo Digital).
