Cuando hablamos de Firmas y Poderes, estamos naturalmente refiriéndonos a documentos físicos, en papel, con firmas producidas de propio puño y puestas sobre estos documentos, por personas con poderes suficientes para practicar los actos allí descritos. Dependiendo de la naturaleza y objetivo, estos documentos pueden otorgar poderes a otras personas (físicas o jurídicas).

Las principales soluciones de firmas y poderes disponibles en el mercado presentan funcionalidades que nos permiten administrar el ciclo de vida de documentos que otorgan o no poderes (carpeta del cliente), así como las imágenes de las firmas y documentos, además de informaciones de registro estructuradas de los representantes y de las personas, físicas o jurídicas, que ellos representan. Además del aspecto de control de poderes, que es la parte más compleja, las soluciones de firmas y poderes se asemejan mucho a los tradicionales sistemas de gestión electrónica de documentos (GED), ya sea por el aspecto de manejo de imágenes, o por los mecanismos de indexación de estas informaciones.

Podemos decir con tranquilidad que las transformaciones esperadas en las soluciones de firmas y poderes están directamente relacionadas a las tendencias irreversibles de desmaterialización de los documentos físicos.

Actualmente, aunque la casi totalidad de los documentos se cree electrónicamente, ellos todavía se imprimen (transformados en documentos físicos) para que puedan firmarse y posteriormente volver a transformarse (digitalizados) en documentos electrónicos para que puedan ser más fácilmente controlados y compartidos.

A través de las tecnologías de certificación y firma digital, las firmas físicas (de propio puño) tienden a sustituirse por firmas digitales que, de la misma forma que las físicas, estarán vinculadas al documento, ahora electrónico.

Con los procesos de generación, firma y administración realizados de forma totalmente electrónica, se abre una serie de otras oportunidades de optimización de procesos y reducción de costos a través de nuevas aplicaciones 100% web, tales como la descentralización de procesos de captura y análisis de documentos. Observe que el primer cambio se refiere al tipo de documento que será administrado por los sistemas. Las soluciones de Firmas y Poderes pasarán a administrar documentos electrónicos originales, generados a partir de cualquier software y en cualquier formato, debiendo también tener la capacidad de verificar la autenticidad e integridad de los documentos electrónicos firmados digitalmente, identificando y controlando de forma objetiva la validez, sus representantes y poderes.

Un ejemplo de esta tendencia es el Poder Electrónico, solución innovadora formalmente presentada por QualiSoft al mercado financiero mundial en el CIAB FEBRABAN (Congreso Internacional de Automatización Bancaria – São Paulo – Brasil) en Junio del 2005. De una forma sencilla, podemos decir que un Poder Electrónico es un documento electrónico firmado digitalmente por un Certificado Digital válido. Sin embargo, dentro de la concepción y modelo introducidos por QualiSoft, el Poder Electrónico es una solución de software concebida para permitir la creación, firma, almacenamiento, administración y consultas de Poderes Electrónicos confiables, de forma eficiente, rápida y segura, a través de la utilización de tecnologías de firma digital.

Observe que el Poder Electrónico es solamente un ejemplo de la evolución y tendencia esperada para sistemas de Firmas & Poderes. Lo que se espera en realidad es que estas soluciones, actuales y futuras, permitan optimizar procesos y reducir costos a través de la integración y compartimiento de informaciones con canales electrónicos, sistemas legados, contratos electrónicos, repositorios seguros de documentos electrónicos. La evolución será gradual y los sistemas deberán ser capaces de convivir con el modelo actual, representado por los documentos físicos y firmas de propio puño, soportando también el modelo futuro, representado por los documentos electrónicos y firma digital. Esto ya es una realidad. El Portal Nacional del Documento Electrónico (www.documentoeletronico.com) ofrece, dentro de un mismo ambiente integrado, las soluciones de Firmas & Poderes, Poder Electrónico, Contratos Electrónicos y el Repositorio Seguro de Documentos Electrónicos.